Genel Evrak ve Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü Görevleri

Genel Evrak  ve Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü        
MADDE: 13- Genel Evrak ve Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır;
  1. Bakanlığa gelen ve işlem görmesi gereken evrakı usulüne uygun bir şekilde elektronik ortama kaydetmek, ilgili birimlere dağıtımını sağlamak,
  2. Bakanlıktan çıkan evrakların gerek elektronik ortamda, gerekse fiziki olarak kaydedilerek gönderilmesini sağlamak,
  3. Önemine binaen Makama arz edilmesi gereken önemli evrakı Makama arz etmek, muhtevalarına göre ilgili birime teslimini sağlamak,
  4. Bakanlık adına gelen paket, koli ve zimmetli evrakı posta veya kargo servislerinden teslim alarak ilgili yerlere iletmek,
  5.  Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile diğer arşiv mevzuatı çerçevesinde, Bakanlık birimlerinin birim arşivi oluşturulmaları yönünde gerekli koordinasyonu sağlamak ve ihtiyaç duyacakları her türlü teknik ve idari bilgilendirmeleri yapmak,
  6.  Merkez ve taşra teşkilatlarında birim arşiv mekânlarının bulunup bulunmadığı ve bu mekânların mevzuatta belirtilen koşulları taşıyıp taşımadığının kontrollerinin yapılması,
  7.  Arşiv sorumlularının ve yeterli sayıda yardımcı arşiv elemanının görevlendirilip görevlendirilmediğinin kontrolünün yapılması,
  8.  Bakanlığın merkez ve taşra birimlerinde her yıl bir önceki yıla ait belgelerin düzenli bir şekilde birim arşivlerine devrinin yapılıp yapılmadığının kontrollerini yapmak,
  9.  Birim arşivlerinde bulunan malzemenin koruma koşullarının taşıyıp taşımadığının kontrolünü yapmak,
  10.  Taşra teşkilatında birim arşivlerinde bulunan evraklardan ön görülen bekleme süresi dolan evrakların ayıklama ve imha işlemine tabi tutulup tutulmadığının kontrolünü yapmak,
  11.  Ayıklama ve imha işlemleri sonucu imhasına karar verilen evrakın idari prosedürü tamamlamak suretiyle imhasına, Komisyonlarca Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesine karar verilen evrakların devrinin gerçekleştirilip gerçekleşmediğinin kontrolünü yapmak,
  12.  Daire Başkanlığı arşiv hizmetlerini yürütmek,
  13.  Kurum ve Daire Başkanlığı birim arşivinde bulunan malzemenin korunması ve saklanmasına dair gerekli önlemleri almak ve alınmasını takip etmek,
  14.  Arşivdeki malzemenin ön görülen süre içerisinde birim arşivlerinde saklanmasını ve birim arşivlerinde ön görülen bekleme süresi dolan evrakların asli düzenleri içerisinde kurum arşivine devrini sağlamak,
  15.  Kurum arşivine devredilmiş evraklardan ön görülen bekleme süresi dolan evrakların ayıklama ve imha işlemlerine tabi tutulması için gerekli komisyonların oluşmasını koordine etmek,
  16.  Ayıklama ve imha işlemleri sonucu imhasına karar verilen evrakın idari prosedürü tamamlamak suretiyle imhasına, Komisyonlarca Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesine karar verilen evrakların devrine dair işlemleri yapmak,
  17.  Araştırmaya açık arşiv malzemelerini, ilgili şahısların talepleri halinde yararlanmalarını sağlamak,
  18.  Daire Başkanlığınca verilecek diğer görevleri yapmak.